中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局2017-08-02發(fā)布2018-01-01實(shí)施

       本標(biāo)準(zhǔn)按照 GB/T 1.1— 2009給出的規(guī)則起草。
       本標(biāo)準(zhǔn)替代 DA/T 31— 2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》,與 DA/T 31— 2005相比主要技術(shù)變化 如下:
       —— 標(biāo)準(zhǔn)名稱進(jìn)行了修改;
       ——增強(qiáng)了組織與管理部分的內(nèi)容 ,完善了數(shù)字化工作中管理的相關(guān)要求;
       ——增強(qiáng)了數(shù)字化前處理部分的內(nèi)容 ,包括對(duì)實(shí)體檔案保護(hù)和檔案規(guī)范化管理方面的要求;
       ——增加了數(shù)字化過程中元數(shù)據(jù)采集的要求;
       —— 修改了檔案掃描部分的參數(shù)要求;
       —— 修改了圖像處理部分的內(nèi)容 ,更加強(qiáng)調(diào)保持檔案原貌的要求;
       —— 細(xì)化了數(shù)字化成果驗(yàn)收的內(nèi)容;
       —— 刪除了數(shù)據(jù)備份和數(shù)字化成果管理相關(guān)內(nèi)容。
       本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局提出并歸口。
       本標(biāo)準(zhǔn)起草單位:國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、國(guó)家檔案局信息管理中心、國(guó)家檔案局技術(shù)部。
       本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人:王良城、馬淑桂、郝晨輝、程春雨、杜琳琳、蔡偉、宋涌、王大眾、田軍、曹燕、 李華峰。

       本標(biāo)準(zhǔn)于 2005年首次發(fā)布 ,本次為第一次修訂。

       DA/T 31—2005的發(fā)布實(shí)施 ,從技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提出了要求 ,很好地促進(jìn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展 ,在檔案信息化工作中發(fā)揮了重要作用。
       由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所依賴的信息技術(shù)發(fā)展迅速 ,經(jīng)過十余年的時(shí)間 ,數(shù)字化設(shè)備、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò) 等技術(shù)條件都發(fā)生了較大變化 ,同時(shí) ,紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作管理方法和管理理念等都在不斷更新、發(fā)展。因此 ,及時(shí)對(duì) DA/T 31— 2005進(jìn)行修訂 ,適時(shí)調(diào)整相關(guān)要求 ,從檔案行業(yè)層面科學(xué)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化 工作 ,具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

       本次標(biāo)準(zhǔn)修訂更加注重我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作自身的特點(diǎn) ,結(jié)合目前信息技術(shù)發(fā)展的水平 ,提出適用于檔案行業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的規(guī)范性要求。

1 范圍

       本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)和管理要求。
       本標(biāo)準(zhǔn)適用于采用掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工過程的管理。

2 規(guī)范性引用文件

       下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的 。凡是注日期的引用文件 ,僅注 日期的版本適用于本文 件 。凡是不注日期的引用文件 ,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
       GB/T 20530— 2006 文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則
       DA/T 1 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)
       DA/T 18 檔案著錄規(guī)則
       ISO/TR 13028 信息與文獻(xiàn)  檔案數(shù)字化實(shí)施指南(Informationanddocumentation— Implemen- tationguidelinesfordigitizationofrecords)

3 術(shù)語(yǔ)和定義

       GB/T 20530— 2006、DA/T 1、DA/T 18界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

       3.1

       數(shù)字化 digitization
       利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。
       3.2
       數(shù)字圖像 digital image
       表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列 。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù) ,由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。

       3.3
       紙質(zhì)檔案數(shù)字化 digitization of paper-based records
       采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工 ,使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù) 字圖像 ,并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系 ,建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。
       3.4
       分辨率 resolution
       單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù) ,一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。

4 總則

       4.1 各單位應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素 ,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展應(yīng)遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530— 2006提出的要求和建議。
       4.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。
       4.3 應(yīng)采取有效的管理和技術(shù)手段 ,確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量 。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理 的客觀規(guī)律 ,真實(shí)反映檔案內(nèi)容 ,最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。
       4.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中 ,應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、各類數(shù)字化技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù) 據(jù) 。元數(shù)據(jù)元素的確定應(yīng)符合 1SO/TR 13028提出的要求。
       4.5 應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理 ,確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。
       4.6 加工涉密檔案時(shí) ,應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。

5 組織與管理

       5.1 機(jī)構(gòu)及人員
             5.1.1 應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織 ,對(duì)數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、 技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗(yàn)收等 ,確保數(shù)字化工作的順利開展。
             5.1.2 應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員 ,包括熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織 領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員 ,熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人 員 ,掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)并熟悉本職工作的操作人員等 。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度 ,對(duì)工作人員 進(jìn)行規(guī)范化管理。為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性 ,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聘工作人員的審核。
       5.2 基礎(chǔ)設(shè)施
             5.2.1 應(yīng)配備專用加工場(chǎng)地 ,并進(jìn)行合理布局 ,形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖 像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。
             5.2.2 加工場(chǎng)地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。場(chǎng)地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全 部場(chǎng)地的防火、防水、防有害生物、防盜報(bào)警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。
             5.2.3 應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備 ,確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn) ,能夠滿足數(shù)字化 工作的需要。
       5.3 工作方案
             5.3.1 應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上 ,制定科學(xué)合理的工作方案 ,確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
             5.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對(duì)象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法 和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容 。數(shù)字化對(duì)象的確定 應(yīng)綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素。
             5.3.3 宜對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行專家論證 ,確保其科學(xué)、規(guī)范、合理。
             5.3.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)經(jīng)審批后嚴(yán)格執(zhí)行 。工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形 成的其他文件一并保存。
       5.4 管理制度
             5.4.1 應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度 ,并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行 ,以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案 數(shù)字化成果質(zhì)量。
             5.4.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體 管理等方面的制度 。  崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé) ,形成明確的崗位業(yè) 務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲辦法等;人員管理制度主要對(duì)人員的安全責(zé)任、日常行為、外聘人員信息審 核及管理、非工作人員來(lái)訪登記等進(jìn)行規(guī)范;場(chǎng)地管理制度主要對(duì)人員出人和工作場(chǎng)地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán) 境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場(chǎng)物品、證件等的管理進(jìn)行規(guī)范;設(shè)備管理制度主要對(duì)數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范:數(shù)據(jù)管理制度主要對(duì)數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范:檔案實(shí)體 管理制度主要對(duì)檔案實(shí)體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。
       5.5 工作流程控制
            5.5.1 應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) ,制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等 ,對(duì)紙質(zhì)檔 案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制 ,確保數(shù)字化成果質(zhì)量 。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。
            5.5.2 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。
            5.5.3 應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制 ,對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問 題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。
       5.6 工作文件管理
            5.6.1 應(yīng)根據(jù)情況制定符合實(shí)際要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件 ,以此加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的管理。主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、項(xiàng)目驗(yàn) 收?qǐng)?bào)告、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等 ,采取外包方式實(shí)施時(shí) ,還應(yīng)包括項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議等 。部分工作文件示例參見附錄B。
            5.6.2 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件的管理 ,明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。
       5.7 檔案數(shù)字化外包
            5.7.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包 ,檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資 金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì):按照 GB/T 20530— 2006中第 5章的要求評(píng)估數(shù) 字化加工企業(yè)的技術(shù)能力:從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力 。如需審查數(shù) 字化加工企業(yè)的保密資質(zhì) ,檔案部門應(yīng)按照《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》(國(guó)保發(fā)〔2012]7號(hào))等 文件的要求執(zhí)行。
            5.7.2 在項(xiàng)目實(shí)施過程中 ,應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)〔2014]7號(hào)),從檔案部門、 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行 嚴(yán)格的安全管理要求。
            5.7.3 檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo) ,完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān) 控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

6 檔案出庫(kù)

       6.1 檔案保管部門應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象開展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前 期準(zhǔn)備工作 ,并提交檔案出庫(kù)申請(qǐng) ,經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后 ,嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦 理出庫(kù)相關(guān)手續(xù) ,并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無(wú)誤后 ,對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù)。
       6.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中 ,應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫(kù)用以臨時(shí)存放紙質(zhì)檔案 ,并對(duì) 紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理 ,認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作 ,確保紙質(zhì)檔案的安全。

7 數(shù)字化前處理
       7.1 確定掃描頁(yè)
       原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描 ,不宜進(jìn)行挑掃 。如有不需要掃描的頁(yè)面應(yīng)加以標(biāo)注。

       7.2 編制頁(yè)號(hào)
            7.2.1 應(yīng)對(duì)沒有頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)不正確的檔案重新編制頁(yè)號(hào)。
            7.2.2 重新編制頁(yè)號(hào)時(shí) ,應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁(yè)號(hào) ,且不壓蓋檔案內(nèi)容。
            7.2.3 書寫頁(yè)號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長(zhǎng)期保存造成影響。
            7.2.4 應(yīng)將破損頁(yè)面、缺頁(yè)等特殊情況進(jìn)行登記。
       7.3 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
            7.3.1 按照目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則 ,對(duì)照檔案原件內(nèi)容 ,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。
            7.3.2 對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。
       7.4 拆除裝訂
            應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂 。如需拆除裝訂物 ,應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害 ,并 對(duì)排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排 。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案 ,在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍 照等方式記錄檔案原貌 ,以便于恢復(fù)。
       7.5 技術(shù)修復(fù)
            7.5.1 破損嚴(yán)重或其他無(wú)法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案 ,應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。
            7.5.2 折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

8 目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立

       8.1 應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則 ,包括數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度、字段類型、字段內(nèi)容要求等 。   目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī) 則的制定應(yīng)符合 DA/T 18對(duì)檔案著錄的要求 。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立工作中均應(yīng)嚴(yán) 格遵守。
       8.2 數(shù)據(jù)庫(kù)選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式 ,以便于數(shù)據(jù)交換。
       8.3 數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系 ,有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。
       8.4 將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對(duì)紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄人數(shù)據(jù)庫(kù) ,形成準(zhǔn)確、完 整的目錄數(shù)據(jù)。
       8.5 可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式 ,對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查 ,包括著錄項(xiàng)目 的 完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等 。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。

9 檔案掃描

       9.1 基本要求
       檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇 相應(yīng)的掃描設(shè)備 ,進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整 。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、 不失真 ,圖像效果最接近檔案原貌。
       9.2 掃描設(shè)備
             9.2.1 掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù) ,盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。
             9.2.2 超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描 ,也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理 。分幅掃描時(shí) ,相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊 ,并且采用標(biāo)板等 方式明確說明分幅方法:若后期采用軟件自動(dòng)拼接的方式 ,重疊尺寸建議不小于單幅圖像對(duì)應(yīng)原件尺寸的 3/T。
             9.2.3 對(duì)于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案 ,為方便直觀顯示原件大小 ,可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識(shí)原件大小等信息。
             9.2.4 應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。
       9.3 掃描色彩模式
             9.3.1 為最大限度保留檔案原件信息 ,便于多種方式的利用 ,宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描.

             9.3.2 頁(yè)面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案 ,應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描.

             9.3.3 頁(yè)面為黑白兩色 ,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案 ,也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
             9.3.4 頁(yè)面為黑白兩色 ,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案 ,也可采用灰度模式掃描.

       9.4 掃描分辨率
             9.4.1 掃描分辨率的選擇 ,應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整 ,并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素.

             9.4.2 掃描分辨率應(yīng)不小 于 122 dpi。  如文字偏小、密集、清 晰度較差 時(shí) ,建議 掃 描分辨率不小 于 T22dpi。
             9.4.3 如有計(jì)算機(jī)輸出縮微攝影(COM) 、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時(shí) ,可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率 。需要進(jìn)行COM輸出的檔案 ,掃描分辨率建議不小于 T22dpi:需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案 , 掃描分辨率建議不小于 622dpi:需要進(jìn)行印刷出版的檔案 ,可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度 要求等選擇合適的分辨率。
       9.5 存儲(chǔ)格式
             9.5.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長(zhǎng)期保存格式為 DIFF、JPE0或 JPE01222等通用格式 ,圖像壓縮率的選擇 可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。
             9.5.2紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時(shí) ,也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面進(jìn)行綜合考 慮 ,將圖像轉(zhuǎn)換為 OFD、PDF等其他格式。
             9.5.3 同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。
       9.6 圖像命名
             9.6.1 應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名 。  圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性.

             9.6.2建議將數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁(yè)文件 ,并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。

             9.6.3 數(shù)字圖像確需存儲(chǔ)為多頁(yè)文件時(shí) ,可采用該檔案的檔號(hào)對(duì)圖像命名。
             9.6.4 應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑 ,確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。
 
10 圖像處理

       10.1 圖像拼接
       對(duì)分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像 ,應(yīng)進(jìn)行拼接處理 ,合并為一個(gè)完整的圖像 ,以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字 圖像的整體性 。拼接時(shí)應(yīng)確保拼接處平滑地融合 ,拼接后整幅圖像無(wú)明顯拼接痕跡。
       10.2旋轉(zhuǎn)及糾偏
       對(duì)不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原 。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理 ,以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。

       10.3  裁邊
       如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁(yè)邊最外延至少2mm~3mm處裁剪圖像。

       10.4  去污
       如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。
       10.5  圖像質(zhì)量檢查
             10.5.1  數(shù)字圖像不完整、無(wú)法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。

             10.5.2 對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。
             10.5.3 數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，
             10.5.4  對(duì)數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

11  數(shù)據(jù)掛接

       11.1  應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。
       11.2  逐條對(duì)掛搜結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。

12  數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

       12.1  驗(yàn)收方式
             12.1.1  建議檔案部門成立專門的驗(yàn)收組對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。
             12.1.2  應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收檢驗(yàn)。

       12.2 驗(yàn)收內(nèi)容
             12.2.1  紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等.
             12.2.2  應(yīng)對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度以及必填項(xiàng)是否填寫等。
             12.2.3  應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。
             12.2.4 應(yīng)對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。
             12.2.5  應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛提的準(zhǔn)確性等。

             12.2.6  應(yīng)對(duì)工作文件進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

             12.2.7  應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括載體的可用性、有無(wú)病毒等。

       12.3 驗(yàn)收指標(biāo)
       能夠采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對(duì)于無(wú)法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)，抽檢比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

       12.4  驗(yàn)收結(jié)論
             12.4.1  每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)到12.2和12.3的要求，予以驗(yàn)收“通過”。驗(yàn)收未通過應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。
             12.4.2 驗(yàn)收完成后應(yīng)經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字，驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

       12.5  移交
       驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案及時(shí)移交，并履行交接手續(xù)。移交單示例參見附錄B的表B.8。

13  檔案歸還入庫(kù)

       13.1  檔案裝訂
       紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

       13.2  檔案歸還入庫(kù)
       按照檔案人庫(kù)相關(guān)要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)，并履行檔案人庫(kù)手續(xù)。

附錄A

（資料性附錄）

紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例

       紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例見圖A.1。

附錄B 

（資料性附錄）
紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理登記表示例

       紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理登記表示例見表B.1～表B.8。

表B.1  紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書

表B.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單

表B.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作單

表B.4  紙質(zhì)檔案掃描工作單

表B.5  數(shù)字圖像處理工作單

表B.6  數(shù)據(jù)錄入工作單

表B.7  紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表

表 B.8 紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單

參考文獻(xiàn)

       [1] 國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法（國(guó)保發(fā)〔2012〕7號(hào)）
       [2] 檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范（檔辦發(fā)〔2014〕7號(hào)）

——————————————